Oficina de Compras
¿Qué es y qué hace la oficina de compras?
La Oficina de Compras es el conjunto de personas que se encargan de adquirir las materias primas, bienes y servicios necesarios para que el hospital desarrolle sus atenciones de forma satisfactoria.
Se rige por decretos nacionales y provinciales que enmarcan todos los procedimientos de compras que se gestionan. En líneas generales se clasifican en:
- compra directa,
- solicitudes de cotizaciones,
- licitación privada y pública.
El equipo de trabajo
El equipo de trabajo está conformado por 9 personas (2 contadores, 1 asesora legal y 6 trabajadores que son el apoyo y el personal que se encarga de las cuestiones operativas en la oficina).
¿Cómo hace su trabajo la Oficina de Compras?
- Se reciben los pedidos de provisión que efectúan los jefes de los servicios.
- A partir de allí, los trabajadores del área operativa se encargan de evaluar ese pedido en base a los antecedentes, o a los valores de referencia que ya están registrados, para definir qué tipo de procedimiento aplicar.
- Luego se envían los pliegos y los pedidos de cotización a los proveedores, con un tiempo determinado establecido por la normativa vigente.
- Posteriormente se realiza la apertura de sobre. En esa instancia se recepcionan las ofertas.
- Se arma la comparativa de valores.
- Se entrega el expediente al servicio que solicitó el pedido para que pueda evaluar si el insumo que se cotiza cumple con los requerimientos necesarios. Esto quiere decir que la adjudicación no se define por el menor valor, sino que también depende de la evaluación que realiza el servicio requirente.
- Luego de que el servicio hace la preadjudicación, se continúa con el armado del expediente para llegar a la orden de compra, que también lleva una evaluación y un control antes de la firma.
- Una vez efectivizada la firma, se envía la orden de compra al proveedor para que haga la entrega de los insumos.
Los pedidos de compra los realizan los jefes de los servicios, pero si se trata de un bien de uso o un bien que no es del normal desenvolvimiento del hospital debe estar autorizado por la Administradora o por la Dirección del nosocomio.
Todo lo que se compra pasa por Compras...
Todas las compras que se realizan en el hospital pasan por esta oficina: desde una pila hasta medicamentos, o insumos biomédicos (como placas maxilofaciales o insumos de cirugía) que son importados y difíciles de conseguir.
Ante estas circunstancias, la oficina de compras se contacta con proveedores de otras provincias.
Dentro de los pedidos que han demandado mayor dedicación desde la Oficina de Compras se encuentran algunos medicamentos oncológicos, que además de la dificultad para conseguirlo llevan una cadena de frío que complica la disponibilidad en el tiempo que se requiere; como así también placas para osteotomía y barras de Harvard.
La Oficina de Compras destaca el apoyo de los servicios para aportar el conocimiento específico en relación al insumo solicitado y la orientación en la búsqueda de proveedores.
También es fundamental el trabajo de centralización algunas áreas, es decir hay un sector que centraliza los pedidos de varios servicios y realiza un único pedido a la Oficina de Compras. Ejemplo de esto son los:
- pedidos para material de librería, material de limpieza, insumos de ferreterìa, etc, (centralizado en Suministros)
- y la mayoría de los insumos biomédicos (centralizados en Depósito de Farmacia)
Un ejemplo con algo sencillo que se utiliza en distintas salas (una jeringa): para que todas las salas concurran a un mismo lugar, se encuentra lo que es el depósito de farmacia, quiénes reciben todos los pedidos allí. Desde ese lugar se calcula y determina un consumo mensual. Luego Farmacia efectúa el pedido hacia compras. La gran mayoría de los insumos biomédicos están centralizados en Farmacia.
El trabajo en relación a los proveedores
Desde la Oficina de Compras se encargan de corroborar que los proveedores tengan la reglamentación vigente exigida. Por cada proveedor se arma un legajo donde se le solicita inscripción en AFIP, el Libre Deuda y la Constancia de Inscripción en el Registro de Proveedores de la Provincia de Entre Ríos* para poder participar de las licitaciones privadas. Una vez armado el legajo interno se los incluye en los listados que la Oficina tiene armados por rubro para poder invitarlos a cotizar.
Además en todo lo referido a medicamentos, insumos biomédicos, también se les requiere a los proveedores la habilitación de ANMAT, o del Ministerio de Salud, según corresponda.
También se ocupa de…
Además de las compras, la oficina también trabaja en forma conjunta con el Área Subsidio. La Oficina de Compras se encarga de solicitar los presupuestos, y luego desde el Área Subsidio se eleva el expediente. Posteriormente a que este mismo área lo recibe nuevamente con la resolución del Ministerio de Salud de la provincia, desde la Oficina de Compras se llevan adelante los trámites para generar la orden de compra, enviarla al proveedor y conseguir el insumo requerido.
Algunos números
La Oficina de Compras se encarga de 360 procedimientos mensuales, de los cuáles:
- 113 corresponden a compras directas
- 13 a subsidios
- 197 solicitudes de cotización
- 37 licitaciones privadas
Cada uno de estos procedimientos tiene una determinada cuantía monetaria:
-la compra directa va hasta un aproximado de $12500
-el cotejo de precio hasta $360000
-las licitaciones privadas hasta $1800000
Los procedimientos que tiene autorizados nuestro hospital están determinados por su nivel (IIIB), llegando hasta las licitaciones privadas. Los bienes de uso se indican al Ministerio de Salud de la Provincia.
Proceso de transformación
Desde el 2018 la Oficina de compras viene trabajando en el proceso de digitalización. Un hito importante en este camino fue la incorporación de una computadora por escritorio. A partir de ese momento fue posible dejar de trabajar con formulario preimpresos, y a mano, para pasar a formatos de archivos de Word, Excel o PDF. Esta transformación tuvo su efecto más importante en las órdenes de compra, que se utilizan para notificar a los proveedores.
El proceso de despapelización es algo complejo porque cada expediente consta de varias fojas, y la normativa exige que determinada documentación debe estar en papel, por ello no pueden ser digitalizados al cien por cien.
2018 también fue el año en el que se incorporó el sistema de software que se utiliza actualmente, posibilitando la búsqueda más rápida de algún insumo o paciente que sea necesario identificar. Esto facilitó la tarea que antes implicaba buscar en cuadernos o entre grandes cantidades de expedientes.
Por otra parte, uno de los objetivos a corto plazo que la oficina se ha fijado es la evaluación y mejora del programa en el que se cargan los datos, y toda la documentación necesaria, para generar la comparativa de precios. Esa comparativa es muy importante porque desde allí se desprende el análisis de las ofertas presentadas y se inicia la adjudicación (siempre con el apoyo del servicio que lo está solicitando, porque es el que más entiende en esa materia). Es de interés de la oficina mejorar el sistema de gestión diario para disminuir el margen de error, siendo esto posible con las herramientas adecuadas.
Otro de los puntos esenciales para facilitar el trabajo diario es la reorganización del espacio físico que se está llevando adelante, con el propósito de lograr un sistema de archivo de expedientes lo más ordenado posible.
Permanentemente la oficina se encuentra en la búsqueda de proveedores que se quieran incorporar al registro de proveedores de la provincia y el registro interno del hospital, a los fines de lograr una activa compulsa de precios entre la mayor cantidad de oferentes posible, obteniendo compras a valores más bajos y bienes de mayor calidad.
*El Registro de Proveedores
La provincia tiene el registro de proveedores de quiénes pueden participar de una licitación privada o pública, a nivel provincial, en los distintos organismos que dependen de ese registro. Y a la vez, la Oficina de Compras tiene un registro de proveedores internos con otros requisitos donde pueden participar de alguna compra directa o de algún concurso de precios.